업무능률을 올리는 방법 - 컴퓨터와 책상을 정리하라

업무능률을 올리는 방법 - 컴퓨터와 책상을 정리하라

같은 직장인인데 한 친구는 뭘해도 느긋하고 시간이 많이 남는 것 같은데, 나는 시간이 남지않고 바쁘고 빡빡하게 시간이 흘러가는 느낌을 경험하시는 분들이 계실 듯 합니다. 

왜 이러한 결과가 발생하는 것일까요?

이는 시간을 효율적으로 사용하지 못할만큼 나의 책상위의 물건들이 정리가 되어있지 않고, 효율적으로 배치가 되지않아서 효율이 낮아지는 경우가 많습니다. 이렇게 책상위만 정리하더라도 업무에 여유가 생기고 일을 진행하는데 군더더기 없이 깔끔하게 진행이 되어질 수 있죠.

■ 컴퓨터를 내가 알아보기 쉽고 정리하자

여러가지 업무에 대한 폴더를 만들고 날짜와 프로젝트의 발전상황들을 체크하고 새롭게 저장하고 진행하는 것이 업무에 얼마나 큰 영향을 주는지는 아시는 분들은 다 알지 않을까 합니다. 직장을 다니다 보면 업무/프로젝트를 뒤로 돌리는 일이많고, 새롭게 시작하게 되는 경우도 많죠.

그럴때 Ver.1  Ver1.1 Ver1.2등으로 수정할때마다 파일이라 디렉토리를 정리하고, 크게 수정되었을때는 Ver2등으로 진행하는 것은 과거의 일을 요구하는 상사에게 빠르게 보고를 할 수 있게하고, 나의 실수로 파일이 날아갔을때도 이를 복구하는 것이 쉽습니다.

- 그리고 자주쓰는 서식의 경우에는 서식 폴더를 만들어서 여러가지 내가 잘 쓰는 서식을 정리하고, 여러가지 부분을 미리 작업해두는 것도 도움이됩니다. 자주출력해서 쓰이는 서류의 경우 예비분은 미리 출력해 놓는 것도 좋은 방법이기도 하죠.

■ 책상위를 정리하고 활용성이 높게 배치하자

책상위가 지저분하게되면 그것을 보는 동료나 관리자도 보기 좋지않죠. 그리고 자리의 주인역시 정리가 되지않아서 뒤적거리면서 찾아야하는 상황이 오게됩니다. 

그럴때는 책상위를 확실하게 정리하는 것이 좋습니다. 많이 사용하고 자주사용하는 필수사무용품의 경우에는 서랍안에 파티션을 나누어서 그자리에 그 물건이 놓이게, 그리고 없으면 빠르게 보충할 수 있게 할 필요가 있고, 자주 쓰는 펜들은 2개이상을 연필꽂이에 넣어 부족하지 않게 할 필요가 있습니다.

제출해야할 서류의 경우 제출해야하는 서류전용 서랍을 정하거나 서류함을 책상위에 두어서 제출해야하는 서류가 계속 내 책상위에 있는 일을 방지해야합니다.

- 책상을 정리하고 배치했다면, 화분이나 여러가지 인테리어도 신경써보세요. 이러한 인테리어는 심리적인 안정을 주고, 창의력과 집중력을 향상시키기도 한다고 합니다.

능력자처럼 보이느냐? 무능력하게 보이느냐는 이러한 정리의 습관으로 인해 발생하지 않을가 합니다.

이렇게 정리가 잘 되어있다면 무엇을 해도 어설퍼 보이지 않고, 체계적으로 진행하고 있다고 느껴지기도 하죠. 보이는 것만으로 사람을 평가할 수는 없지만, 많은 것을 볼 수 없는 입장에서는 이렇게 능력이 있게 보여지는 것만으로도 신뢰를 얻을 수 있는 일이 아닐까 합니다.